TERME DE REFERENCE

Informations préliminaires sur le poste
Intitulé du poste	SECRETAIRE ASSISTANT/E DE DIRECTION
Rattachement hiérarchique	responsable administratif et financier
Rattachement Fonctionnel	COORDINATEUR TECHNIQUE
Localisation du poste	bamako
Durée du Poste et Type du Contrat	Prestation de 5 mois renouvelable avec 3 mois essai
Rédigé par :	abdoulaye traore

Contexte et Justification

Au Mali un nombre élevé de décès maternels et néonataux dans un contexte fragile :

Le Mali connaît un grave conflit depuis 2012, qui a des répercussions importantes sur les systèmes du secteur social. En conséquence, les progrès constants observés en matière de mortalité infantile au cours des deux dernières décennies se sont inversés avec une augmentation de la mortalité des moins de cinq ans de 95 pour mille naissances vivantes en 2012 à 101 en 2018 (EDS). La mortalité néonatale reste élevée (33/1,000 naissances vivantes), la prématurité en étant la principale cause. Cette situation est pire pour les nouveau-nés de mères adolescentes de moins de 20 ans (39/1,000 naissances vivantes). La mortalité maternelle reste toujours élevée avec 368 décès maternels pour 100,000 naissances vivantes et des disparités inter et intra régionales existent. Ce taux de mortalité surtout néonatale est élevé dans la région de Ségou, 41/1000 naissances vivantes (ESDM, 2018).

Le gouvernement du Mali a lancé la Réforme du Système de Santé en début 2019 et la principale innovation est la fourniture de soins de santé primaires préventifs et curatifs gratuits pour les enfants de moins de cinq ans et les femmes enceintes. Le développement de la 4ème génération du plan du secteur social (PRODESS-4) est en cours.

L’Association malienne de pédiatrie (AMAPED) en collaboration avec le Ministère de la santé avec l’appui financier d’UNICEF met en place le projet d’optimisation des soins aux nouveau-nés grâce à des solutions numériques et sociales pour renforcer la qualité des soins obstétricaux et néonataux d'urgence dans un contexte de fragilité exacerbé par l’épidémie du Coronavirus. La durée du projet est de 3 ans et sera implémenté dans les 209 aires de santé fonctionnelle de la région de Ségou.

La mise en œuvre du Projet est assurée par une Unité de Gestion du Projet (UGP) et dirigée par un Coordonnateur technique SSP. Pour mener à bien cette mission, le Projet souhaite recruter un (e) Secrétaire Assistante de Direction pour l’Unité de Gestion du Projet.

Domaine de Responsabilité

Le/ la titulaire du poste sous la supervision du Responsable Administratif et Financier, aura pour mission de :

• Assurer une bonne gestion des tâches de secrétariat du Bureau de l’UGP.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions et obligations suivantes :

Obligation :

• S’assurer qu’il comprend pleinement les dispositions de la Politique d’Abus et Exploitation Sexuelle, et Code de Conduite de l’Association Malienne de Pédiatrie (AMAPED).
• Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique d’Abus et Exploitation Sexuelle, et le Code de Conduite aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les bénéficiaires.
• Promouvoir les messages d’Abus et Exploitation Sexuelle aux collègues des autres organisations et institution étatique, aux enfants, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.

Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances dans la vie personnelle et professionnelle.

Attributions :

• Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ; Accueillir et orienter
• Gérer l’agenda de l’UGP, prendre des rendez-vous ;
• Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
• Planifier les réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion ;
• Organiser les déplacements en collaboration avec le RAF ;
• Reproduire les documents ;
• Rédiger et/ou préparer les correspondances à adresser aux partenaires ;
• Effectuer les menues dépenses (Gestion de la petite caisse) ;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents ;
• Garantir la sécurité et la confidentialité des informations ;

En plus des activités ci-dessus citées, d’autres tâches supplémentaires pourront être confiées à l’assistante de direction par le responsable.

Sécurité et Secret professionnel :

• Veiller au respect strict des consignes de sécurité sanitaire ;
• Veiller au secret professionnel de l’UGP ;
•  Il/Elle est soumis (e) au secret professionnel et respecte la confidentialité sur toutes les situationss rencontrées dans le cadre du travail .

Ambition :

• Fixer des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même,
• Prendre la responsabilité de son propre développement et encourager les autres à en faire de même.

Collaboration :

• Construire et maintien des relations efficaces avec ses collaborateur, les partenaires extérieurs ;
• Être abordable et à l’écoute   

Créativité :

• Développe et encourage les solutions innovantes
• Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité :

Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence

Qualifications, compétences et expériences requises

Qualification 

Être titulaire d’un Bac + 2 en Secrétariat de Direction, ou tout autre domaine équivalent.

Expérience professionnelle 

Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles dans un poste similaire au sein des projets/ programmes de développement, des ONG ou d’autres organismes de développement ;

Avoir déjà travaillé sur des programmes / projets de financement sanitaire serait un atout.

Autres connaissances/compétences 

Avoir une bonne capacité de communication écrite et orale ;

Avoir une bonne connaissance en gestion Administrative ;

• Posséder une bonne maitrise des technologies de l’information et de la communication ; en particulier, il est requis la gestion parfaite du courrier électronique, ainsi que des applications informatiques telles que
• Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Etre disposé à travailler en équipe, de façon autonome et sous pression ;
• Avoir un bon sens de l’organisation ;
• Bonne maitrise du français (écrit et parlé).
• Des connaissances en Anglais est un atout
• Autres Qualités
•  Etre courtois, dynamique, patient, intègre et motivé ;
• Etre capable de travailler en équipe et de bien communiquer ;
• Etre disponible durant toute la période de l’enquête ;
• Savoir collaborer avec les autorités administratives et coutumières pour avoir l’adhésion de la population

Ø  Dossiers de candidature :

Les dossiers de candidature doivent comprendre : une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.

Lieu de dépôt des dossiers :

Les dossiers doivent être envoyés par e-mail (l’objet de l’e-mail doit être « Secrétaire Assistant/e de Direction ») à recrutementamaped@yahoo.com  ou déposé au bureau de l’UGP sis a faladie Sema près de la SOMAGEP

La date de clôture des soumissions est fixée le 13 Août 2021 à 17h Si vous avez besoin de renseignements, veuillez consulter le site https://amaped.org/

L’UGP-AMAPED encourage les candidatures féminines.

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées pour le reste des formalités et procédures (Testes et entretiens), tout dossier non conforme aux spécifications sus-indiquées pour postuler ne sera pas traité.

NB : AMAPED se réserve le droit de clôture les candidatures avant la date limite précisé sur l’avis